民办学校治理者：提高开会效率就是提升西席们的生产率和满足度！

昨天，有位民办学校的西席朋侪跟我吐槽，说他们学校的校长简直是个会迷，早晨开、课间操开、中午开、课外运动开、晚学后开、甚至上课的时候也开，而且做到了周一到周五，天天如一日的开会。最近更是变本加厉，真是让人绝望。原本就因疫情导致教学时间被压缩，教学质量直线下降，还这么折腾人，有这功夫开会，还不如让我们静下心来教书。

其实，类似的诉苦声在西席之中并不少见，虽说并不是所有的校长都是大会、小会的开个不停，可是经常开西席会在一些学校还真是司空见惯的事情。

民办学校的校长及其治理者们也是一肚子的委屈，虽然可能有个体治理者因为自己曾在公办学校任职，在体制内待久了，沾染上了一些权要主义习气，喜欢搞些文山会海等形式主义。

又或者是因为学校历年来的传统就是这样，几年甚至十几年如一日的坚持着开会的传统，校长都换了几任了，开会的传统还保留着。说出来不怕你笑，我有一同学所在的学校就是这样，他大学结业后回母校任教，学校每周日晚上准时开全体西席会，险些风雨无阻。我同学有些不习惯，可是有位以前教过他的老师却不以为然的说：“你在这上学的时候就这样！”，而这距离我同学从该校结业已经由去六年了，校长也换了两任。

不外，大部门校长及其治理者开会，还真是因为事情需要。现在学校的事情压力不仅仅在于日常教学，另有许多其它方面的事情，这些事情都对学校的良性生长有着必不行少的促进作用，好比重要集会精神的转达、省市的督导事情、上级部署的教学和宁静事情等。尤其是近期，受疫情影响，开会的频次就更是不用说了。

这些集会精神和事情必须实时准确地转达到全体教职工，而且逐级落实，不召开全体教职工集会显然是不现实的。除此之外，学校的各项事情中随时发现的问题，需要实时总结的履历等，也需要实时召开全体教职工集会予以解决。

值得所有民办学校的治理者们警醒的是，如果学校的治理者们不能让老师们发挥所长（即让他们专注于教学），反而频繁下达文书，让没完没了的集会占用了他们的教学时间。那么，这样就会让他们既无法做出孝敬，也抹杀了他们的热情和努力性。长此以往，他们发生不满、没有成就感，最终离心离德也是不行制止的了。因此，从这个意义上说，提高开会的效率就是提升西席们的生产率和满足度。

那么，怎样才气提高开会的效率呢？今天我就给大家支支招！

最好的效率提升方法是不开会

说到这，您可能会有疑问了，适才你还说枚举了一大堆开会的理由呢？怎么现在又让我们不开会呢？您先别急，让我逐步给您掰扯掰扯。

首先，要搞清楚为什么开会，即开会的目的

集会是指三个或三个以上的人（其中一个为主持人），为发挥特定功效而举行的一种面临面的多向相同。其特定功效，即指下列五项功效中的某一项或某几项：

1. 提供信息；

2. 搜集信息；

3. 解决问题；

4. 宣传政策；

5. 培育训练。

清楚了开会的目的，接下来我们一起来探索一下不用开会，却照样可以发挥集会功效的诸种途径。

01

提供信息

我们可凭微信、短信、便条、备忘录、甚至正式的书面陈诉从事信息的交流。这样做，显然要比开会越发经济划算。但值得注意的是，人们对书面的工具有时纷歧定看，就算看了也纷歧定能完全明白。从这种意义来说，开会不失为提供信息的一种明智的举措。在集会中，集会的主持人不光能劈面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的相识与兴趣。

02

收集信息

召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息通报给你。如果有须要让其他的人相识这种信息，你也可将它复印然后分发出去。另外，可通过个体约见有关人士，劈面向他们收集信息，这样做效果极佳。好比像下面这种搜集信息的措施就比开会简朴高效得多，不外，最幸亏语气上稍微温和一些，还要记得温馨提醒下大家：收到请回复！这样就是一个完整的信息反馈链了。

03

解决问题

当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于集会。但若问题紧迫度不高，同时主管希望获得群策群力的效果，则最好是能邀请下属开会解决。邀请下属共商问题、解决方案，不光可让下属感受到尊重，而且也能体现出对协商解决的热情。

04

宣传政策

当一位主管准备将既定的政策转达给下属的时候，他可以接纳三种途径：

第一：书面宣传；

第二：面临面个体宣传；

第三：凭开会宣传。

好比像上图所示的学校通知就完全没有须要开会，可以直接在微信群里下达。书面宣传虽然最切合经济原则，但却不如面临面个体宣传那样有说服力，因为若接纳面临面方式，则主管可凭据每位西席特点以调整其宣传方式。至于接受集会形式与否，最主要思量在：与会者之间的交流是否足以发生良好的说服效果。如果主管认为交流有利于说服效果提高，则接纳开会宣传方式；但若主管认为可能导致与会者矛盾，则宁肯接纳面临面个体宣传或书面宣传方式。

05

培育训练

由于人力开发重要性已被学校所确认，因此西席的培育训练也越来越普遍。大多数学校除接纳专门集会的方式，为其西席实施培育训练——除却一般所谓的集会培训之外，尚可接纳以下五种措施：

1. 指定西席阅念书刊；

2. 要求到场函授课程；

3. 主管或其他有训练专长的人，为西席举行个体指导；

4. 派遣西席学习外界训练课程；

5. 以“企校团结”方式，派遣西席到教育咨询机构学习。

只管培训集会已逐渐受学校所重视，但该种集会兴办，至少应能满足下列六个条件：

1. 需要培训人数甚多（至少在10人以上）；

2. 培训集会可以满足培训人员真正需要；

3. 学校可以提供或租到良好的培训园地及设备；

4. 学校可以腾出上班时间供西席培训；或西席愿意使用私人时间接受培训；或学校愿为西席提供私人时间接受培训，而给与津贴；

5. 学校内部能够物色到合适人选，来从事培训事情筹谋及实行；

6. 培训集会效益大于培训集会成本。

如果这六个条件未能同时满足，则不应轻易接纳培训集会作为培训手段，而应选择其它的替代途径。

其次，仔细视察不难发现，许多集会是基于不正当的理由而召开的

六种常见的开会的不正当理由：

1. 为满足无聊的愿望而开会：有些集会是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。这一类的集会其实与外交或谈天，并没有多大差异。

2. 为切合老例或传统作风而开会：有些集会是因“向来都使用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会”。例会召开与议案有时无关，因为它基本上是一种为开会而召开的集会！

3. 为攀比而开会：有些集会是因“人家部财政部每星期都举行一次集会，咱们人力资源又岂能落伍”而召开。这一类集会在目的不是为处置惩罚实际问题。

4. 为表功而开会：有些集会是因“若不多开会，则上级向导会以为咱们偷懒”而召开。这一类集会被看成取得上司信任与好感的手段。

5.为推却责任而开会：有些集会是因“没有理由让我单独负担全部的责任”而召开。这一类集会是欠缺勇气面临决议风险的治理者所习用的伎俩。

6.为逃避个体接触所可能发生的尴尬局势而开会：有些集会是因“我不想让少数人太尴尬”而召开。例如某位治理者在他所治理的15位下属之中，有两位经常迟到早退。他于是召聚会会议议，在全体下属眼前重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的下属。可是那两位下属因见其他同事在场而发生一种错觉，以为其他同事不守时的恶习与自己平分秋色，因此对自己的过失不太介意。至于其他守时的13位同事，则可能因无辜受责备而士气低落。因此，这一类集会除了平白浪费了16小我私家的时间与引起13小我私家士气低落之外，将无实际效果可言。

为了消除基于不正当的理由而召开的集会，现在一般机构所接纳的对策是：

1. 偶然取消一两次集会，以磨练这类集会需要水平；

2.将预定集会延期举行，或将其议程并入下次集会的议程之中，以淘汰集会次数；

3. 局部或全部取消例会，将需要开会讨论的议案集中在一起，等议案积累到相当水平再开会。至于重要且紧迫的议案，则可随时召开集会讨论；

4. 在机构内部制定这样的政策：所有的集会都要获得上级的批准才气召开。只要上级主管对属下所要求召开的集会不是有求必应，这种政策才气发挥实效，属下若无充实的正当理由，将不敢随便开会。

最后，让我们总结一下：集会是一种可以资助我们发挥“提供信息、解决问题、宣传政策与培育训练”等功效的手段，但它并非是发挥该功效的唯一手段，也未必是最好的手段，应设法淘汰那些基于不正当的理由而召开的集会。同时在思量召开集会之前，应设法探寻取代集会的更有效途径以提高事情效率。

遵循《罗伯特议事规则》集会更高效

如果通过上面的步骤检视一遍之后，您认为还是有须要开个会才气解决问题，那我就有须要给您先容一下《罗伯特议事规则》了，该规则是由美国一位将领——罗伯特提出一套开会的议事准则。

在当今世界，无论是公共领域中的团结国大会、欧盟议会、各国国会的议事法式，还是私人领域里如上市公司、合资小店、兴趣团体、学校班会等的议事章程，无不以《罗伯特议事规则》为依据和蓝本，而议事规则也成了一门专门的学问，该规则很长，可以写一本书。

为了利便大家的明白和操作，我把《罗伯特议事规则》的精义提炼出来，列为下面的12条原则：

第1条 动议中心原则：动议是开集会事的基本单元。“动议者，行动的提议也。”集会讨论的内容应当是一系列明确的动议，它们必须是详细、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论，无动议不讨论。

第2条 主持中立原则：集会“主持人”的基本职责是遵照规则来裁判并执行法式，尽可能不揭晓自己的意见，也不能对别人的讲话表现倾向。（主持人若要讲话，必须先授权他人暂时代行主持之责，直到当前动议表决竣事。）

第3条 时机均等原则：任何人讲话前须示意主持人，获得其允许后方可讲话。先举手者优先，但尚未对当前动议发过言者，优先于已发过言者。同时，主持人应只管让意见相反的双方轮流获得讲话时机，以保持平衡。

第4条 态度明确原则：讲话人应首先讲明对当前待决动议的态度是赞成还是阻挡，然后说明理由。

第5条 讲话完整原则：不能打断别人的讲话。

第6条 面临主持原则：讲话要面临主持人，参会者之间不得直接辩说。

第7条 限时限次原则：每人每次讲话的时间有限制(好比约定不得凌驾2分钟）；每人对同一动议的讲话次数也有限制（好比约定不得凌驾2次）。

第8条 一时一件原则：讲话不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处置惩罚完毕后，才气引入或讨论另外一个动议。（主持人对跑题行为应予以制止。）

第9条 遵守裁判原则：主持人应制止违反议事规则的行为，这类行为者应立刻接受主持人的裁判。

第10条 文明表达原则：不得举行人身攻击、不得质疑他人念头、习惯或偏好，辩说应就事论事，以当前待决问题为限。

第11条 充实辩说原则：表决须在讨论充实展开之后方可举行。

第12条 多数裁决原则：（在简朴多数通过的情况下）动议的通过要求“赞成方”的票数严格多于“阻挡方”的票数（平局即没通过）。弃权者不计入有效票。

按其需要，议事法式的划定可以或繁或简，议事规则的基本精神却是很是简约清晰的，大致来说有五项：权利公正、充实讨论、一时一件、一事一议、多数裁决。

第1项和第5项是现代文明所恒久追求并正在努力贯彻的，已经形成了广泛的共识。第2、3、4三项则提供了议事规范落实的技术保障，能够有效地纠正或制止在集会常遇到的发散跑题、一言堂、打断他人讲话，甚至恶意推断、粗言相激、肢体相争等不文明的现象。不难看到极简版的十二条原则，大多数是在操作层面上促进效率和告竣目的的划定。

如果您以为这十二条规则还是太长，欠好影象，那你只需掌握以下三个特点即可：

约定性，即规则昭示在前，对事差池人；

工具性，凡事不往道德上扯，能用工具来解决的绝不无端拔高和指控；

价值中性，旨在凝聚组织认同，提高运作效率，平衡多元利益，通过文明议事来说服、辩说、妥协，从而形成有效果的行动。

总之，“罗伯特议事规则”有很是精巧且实用的摆设，相信如果该规则成为民办学校所有治理人员的共识，一定可以大大提升开会的效率，提升西席们的生产率和满足度。

END

政策，法务、财税、治理、品牌建设……特殊形势下，众多问题亟需民办教育人的关注与解决。作为线上教育新知平台，“即晓”将密切关注当前形势，快捷迅速地为您汇总推送民办教育相关舆情信息，助力民办学校治理者举行有效决议。

特殊情况下，民办学校如何应对种种突发情况，我们推出了《疫情期间学校应对计谋直播课》：

田光成：疫情期间民办学校应对劳动关系计谋

张 阔：民办学校如何借势新媒体，在很是时期提升品牌“免疫力”

谢志强：特殊时期民办学校的财政风险与治理

郭际眀：2020高考作文备考计谋

张聚杰：学校对于疫情的防控和反思

在看的时候，就宠溺一点！